Beste leden,

Vanaf 25 mei 2018 is de nieuwe Europese Privacy-regelgeving van kracht. De privacy regelgeving is belangrijke wetgeving om je persoonlijke gegevens te beschermen. De wetgeving geldt ook voor onze vereniging. Aan de vereniging heb je, o.a. ten tijde van je aanmelding, je persoonlijke gegevens toevertrouwd. De vereniging heeft als plicht hier voorzichtig mee om te gaan. Dat hebben we altijd gedaan, en blijven we natuurlijk ook doen.

Toch verandert er het e.e.a. met de nieuwe Europese Privacy-regelgeving. Hieronder samengevat wat dit voor jou als lid van “Sportfit Delfzijl betekent.

Privacy Policy
We hebben een Privacy Policy opgesteld. Zie Website. Hierin lees je welke persoonsgegevens de vereniging registreert, en om welke reden. Ook lees je hierin met welke derde partijen wij je persoonsgegevens uitwisselen. We verzoeken alle leden kennis te nemen van de Privacy Policy. Als hierover vragen zijn, laat het ons dan weten.
De Privacy Policy is openbaar en zal op onze website worden gepubliceerd.

Werken van persoonsgegevens
Bestuursleden , Leiding en commissieleden gebruiken persoonsgegeven voor het uitvoeren van je lidmaatschap. Denk aan het innen van contributie, het versturen van een nieuwsbrief, het bijhouden wie een turnpakje wil bestellen, etc. Alle bestuurs- en commissieleden die met persoonsgegevens werken gaan een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Belangrijk is dat je persoonsgegevens niet op straat belanden.

Inzage in je persoonsgegevens
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien. Mocht je dit willen zien, maak dan een afspraak met het bestuur. Bij het bestuur ligt de administratie van persoonsgegevens.

Verwijdering van persoonsgegevens
Bij het einde van je lidmaatschap, worden je persoonsgegevens verwijderd, met uitzondering die gegevens die vanuit de Belastingdienst nog 7 jaar moeten worden bewaard. We vragen wel bij opzegging toestemming om toch je persoonsgegevens te mogen houden. Dit voor het in de toekomst eventueel organiseren van een reünie.

Terughoudend met persoonsgegevens
De vereniging zal voorzichtig omgaan met je persoonsgegevens. Zo:
– Publiceren wij niet de namen van leden op de website;
– Vermijden wij het gebruik van namen van leden in berichten op Social Media (zoals Facebook);
– Stellen wij de ledenlijst niet beschikbaar aan niet-leden van de vereniging;
– Delen wij niet je e-mailadres en gebruiken voor het e-mailen het BCC-veld;
– Delen wij alleen persoonsgegevens met partijen die in de Privacy Policy vermeld staan. En met deze partijen sluiten wij een verwerkingsovereenkomst alvorens persoonsgegevens worden uitgewisseld.

Foto’s
Wij maken graag foto’s van onze prachtige club en plaatsen deze op onze website en Social Media (Facebook). Ook onder de nieuwe Europese Privacy-regeling is dit nog steeds toegestaan. Echter:
– Voor leden onder de 18 jaar moeten wij hiervoor expliciet toestemming hebben van de ouders/wettelijke verzorgers. Wij zullen de desbetreffende ouders/verzorgers hiervoor benaderen met een brief waarop kan worden aangegeven of wel/geen toestemming wordt gegeven.
– Voor leden 18 jaar en ouder hoeft geen expliciete toestemming te worden gegeven. Wel kan ieder lid bezwaar maken tegen een bepaalde foto van hem/haar op de website/Social Media. Hiervoor kan altijd met ondergetekende contact worden opgenomen. De foto zal dan worden verwijderd.
– Wij zullen op Social Media nooit namen van leden bij foto’s plaatsen of taggen.

Wij hopen dat niemand bezwaar maakt tegen (bepaalde) foto’s. De foto’s op de website en Social Media zijn belangrijk voor de vereniging om aan de buitenwereld te laten zien wat voor vereniging wij zijn, welke activiteiten wij organiseren en aan deelnemen etc.

Nieuwsbrief/Info.
Kan een e-mail of geprint document zijn met belangrijke mededelingen over verenigings-activiteiten, optredens en ontwikkelingen. Deze ontvangt ieder lid als onderdeel van het lidmaatschap van de vereniging. Deze is niet openbaar. Ieder lid blijft ook na 25 mei a.s af een toe een nieuws update ontvangen

Vragen
Mocht je vragen hebben over hoe de vereniging omgaat met je persoonsgegevens, mocht je ergens een probleem zien (bijvoorbeeld een data-lek), meld dit dan bij het bestuur.
Met vriendelijke groeten,

Bestuur Sportfit Delfzijl
Email : info@sportfitdelfzijl.nl